Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
[Szkolenie] Zamknięcie roku w instytucji kultury — jak zgodnie z przepisami i bezstresowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2022 r.?: 9 grudnia 2022 | [Webinar] Praca w godzinach nadliczbowych i dyżur pracowniczy w instytucji kultury: 14 grudnia 2022 | Wynagrodzenie pracowników kierujących instytucją kultury: 14 grudnia 2022 | [Szkolenie] Zamówienia podprogowe (do 130 000 zł) w instytucjach kultury: 13 stycznia 2023
Pracownik zatrudniony od 10 lat w instytucji kultury w 2019 r. został powołany na stanowisko jej dyrektora.
Czy w związku z tym należy założyć mu nowe akta osobowe?
Czy wcześniejsza dokumentacja pracownika (przed powołaniem na dyrektora) ma być przechowywana 50 lat, a od powołania 10 lat?
W aktach osobowych pracowników w części B kadrowy instytucji wpina umowy na korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników. Podczas trwania umów aparaty telefoniczne są wymieniane, a co za tym idzie — sporządza się aneksy do umów i wpina do części B akt osobowych.
Czy pracodawca ma obowiązek wpinać takie umowy w akta osobowe pracowników wraz ze wszystkimi zmianami umów, czy też wystarczy prowadzenie samego rejestru umów?
Jak należy postąpić z umowami i aneksami wpiętymi w akta, jeśli pracodawca chce prowadzić tylko sam rejestr umów? Czy należy je usunąć i zamieścić w spisie akt osobowych z boku zapis, że usunięto z akt i przekreślić?
Pytanie dotyczy proponowanego nowego brzmienia art. 221 § 1 pkt 5 i 6 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp). Wynika z niego, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Czy te przepisy będą dotyczyły każdego stanowiska pracy?
Jak rozumieć ten projektowany przepis?
W przeszłości biblioteka znajdowała się w strukturach ośrodka kultury i to ta instytucja widnieje na wszystkich dokumentach jako pracodawca. Od 2000 r. bibliotekę wydzielono jako osobną jednostkę z ośrodka kultury (każda instytucja widnieje pod oddzielną pozycją w rejestrze instytucji kultury i ma osobowość prawną).
W bibliotece zatrudniono pracowników, którzy byli związani z ośrodkiem kultury od lat 90. ubiegłego wieku — wówczas pracodawcą był ośrodek kultury. Wszystkie akta osobowe tych pracowników trafiły do biblioteki i w jednej teczce znalazły się akta osobowe danego pracownika sprzed 2000 roku i po tym roku. Z końcem zatrudnienia w ośrodku kultury pracownicy ci otrzymali świadectwo pracy. Nie natrafiono nigdzie na porozumienia w sprawie zmiany pracodawcy — w aktach jest tylko oświadczenie pracownika, że zgadza się na rozwiązanie umowy z ośrodkiem i nawiązanie jej z biblioteką.
Czy po utworzeniu biblioteki jako samodzielnej instytucji kultury każdy pracownik powinien mieć nową teczkę na akta osobowe, zawierającą tylko dokumenty od 2000 r.?
W procesie udzielania kary porządkowej powstają różnorodne dokumenty: od dokumentu informującego pracodawcę o zaistnieniu okoliczności uprawniającej do ukarania pracownika, przez wezwanie pracownika do wysłuchania, protokół wysłuchania lub wyjaśnienia pracownika na piśmie, zawiadomienie o udzieleniu kary, ewentualne odwołanie pracownika, wystąpienie do związków zawodowych o zajęcie stanowiska, aż po pismo pracodawcy informujące o odrzuceniu odwołania pracownika. Wszystkie te dokumenty powinny trafić do części B akt osobowych pracownika.
Jakie dokumenty z tych wyżej wymienionych należy usunąć z akt osobowych pracownika po roku jego nienagannej pracy? Wszystkie, czy tylko te, które potwierdzają,
że kara faktycznie została nałożona?
Czy w sytuacji, gdy pracodawca — po wysłuchaniu pracownika — odstępuje od wymierzenia kary, wezwanie do złożenia wyjaśnień i protokół wysłuchania pracownika również usuwa się z akt?
Co dzieje się z usuwanymi dokumentami? Czy można je w dalszym ciągu przechowywać, np. w teczce dotyczącej dyscypliny pracy? Jeśli tak, to jak długo?
Czy też uznanie kary za niebyłą powoduje, że należy również zatrzeć wszelki ślad po dokumentach potwierdzających jej nałożenie?
W której części akt osobowych instytucja kultury powinna przechowywać oświadczenie ojca dziecka w sprawie braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku pracownicy?