organizacja pracy

Bądź na bieżąco i działaj! Metoda GTD w codziennej praktyce

  • Bieżący przegląd zadań i notatek jest niezbędny, aby wszystko było aktualne i funkcjonalne
  • Działanie to sztuka wyboru najlepszej opcji
  • W codziennej pracy często nieświadomie pozwalamy, aby sprawy bieżące stawały się ważniejsze od tych, które zgodnie z planem powinniśmy zrealizować

We właściwym miejscu i czasie. Porządkowanie zadań

  • Solidne uporządkowanie spraw jest konieczne, aby skupić się na szerszym kontekście działania
  • Kategorie wykorzystywane przy porządkowaniu powinny być wizualnie, fizycznie i psychicznie odseparowane
  • Podstawowym narzędziem potrzebnym do obsługi przypomnień i materiałów referencyjnych są listy i teczki

Opanować nadmiar. O strategiach radzenia sobie z nadmiarem danych

  • Analizowanie to nie poświęcanie czasu, ale określanie, czym jest dana sprawa i co należy z nią zrobić
  • Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmie mniej niż dwie minuty, należy wykonać je od razu
  • Nie wszystko trzeba zachowywać! Warto nauczyć się eliminować zbędne informacje

Co zrobić, gdy szum lasu zastępuje szum… informacyjny? Strategie radzenia sobie z nadmiarem danych

  • Nadmiar opcji i możliwości zmusza nas do ciągłego podejmowania decyzji i dokonywania wyborów
  • Warto dążyć do maksymalizowania efektów przy minimalizowaniu nakładów
  • Umieszczenie wszystkich koniecznych do zrealizowania oraz przydatnych spraw w ramach określonego systemu pomaga odnajdywać się w gąszczu danych

Dlaczego przerwy w pracy są ważne i co wspólnego ma z nimi zaufanie?

  • To, że ktoś wykonuje swoje zdania w krótszym niż zaplanowany czasie, nie oznacza, że należy dokładać mu zadań
  • Okresowe zwolnienie tempa pracy jest naturalne i niezbędne, warto sobie na nie pozwolić
  • Podstawą budowania zespołu jest zaufanie, dzięki któremu pracuje się nie tylko milej, ale też wydajniej i sprawniej

Dlaczego warto pracować w skupieniu, czyli jak zmienić swoje przyzwyczajenia, aby pomóc pracownikom odnieść sukces w walce z rozpraszaczami

  • W obecnym świecie trudno jest o spokojną pracę w skupieniu
  • Jednak ci, którzy posiedli tę umiejętność, mają większe szanse na sukces w pracy
  • Dobrze jest wspierać pracowników w doskonaleniu technik skupienia się

Co robić, kiedy nie chce się już nic robić? Jak sprawić, aby praca była bardziej efektywna i przynosiła zadowolenie?

  • Nasz mózg nie jest przyzwyczajony do pracy nad wieloma zadaniami naraz
  • Część osób odkłada wykonanie zadań na ostatni moment
  • Praca bez odpoczynku zmniejsza efektywność

Jak nie zginąć w gąszczu zadań, czyli system kanban

  • Wizualizacja tego, co mamy do zrobienia, a czym aktualnie się zajmujemy, pomaga w organizacji pracy
  • System kanban pozwala śledzić aktualnie wykonywaną pracę
  • Dzięki grupowaniu podobnych zadań lepiej wykorzystujemy nasz czas i energię

Co wspólnego ma kultura z kalafiorem lub paprotką? O poszukiwaniu porządku w chaosie

  • Postawa, przekonania oraz sposób myślenia dyrekcji instytucji przekłada się na kulturę organizacji i funkcjonowanie poszczególnych komórek
  • Choć funkcjonowanie instytucji często wydaje się być chaotyczne, warto pamiętać, że przy wielu zadaniach i zmiennych warunkach działania, każdy stara się działać możliwie jak najlepiej
  • W myśl koncepcji organizacji fraktalnej dyrekcja wyznacza jedynie kierunki działania, a poszczególne komórki samodzielnie wypracowują metody ich realizacji

To będzie poukładany rok! Jak doprowadzić do ładu biurko i komputer?

  • Czas poświęcony na uporządkowanie biurka i komputera to inwestycja w bardziej wydajną i owocną pracę
  • Sprzątanie warto realizować etapami — jeśli ma być wykonane dobrze, wymaga energii oraz koncentracji, aby dobrze zaplanować podział dokumentów
  • W ciągu każdego dnia pracy warto poświęcić choć 5 minut na odłożenie wszystkiego na miejsce i na uporządkowanie plików w komputerze

Priorytety — czy są ważne? Jak je wyznaczać i potem się ich trzymać?

  • Wyznaczanie priorytetów pozwala uporządkować pracę
  • Najpierw kierownictwo instytucji kultury wyznacza cele instytucji na dany rok i działania powiązane z ich realizacją, a następnie szczebel kierowniczy przekłada to na swoje zadania, aż wreszcie robią to pracownicy w poszczególnych zespołach
  • Najważniejsze jest wprowadzanie priorytetów w życie i pilnowanie, by nie stały się tylko jedynymi z wielu rzeczy do zrobienia

Wakacje też nie są z gumy, czyli jak dobrze podzielić urlop między członków zespołu i zorganizować pracę, aby wszyscy byli zadowoleni?

  • W wakacje najczęściej większość załogi instytucji ma ochotę wypocząć na urlopie
  • Nie zawsze możliwe jest sprawiedliwe podzielenie dni urlopowych między wszystkich chętnych i zorganizowanie pracy podczas nieobecności
  • Może się zdarzyć, że nie wszyscy będą zadowoleni