Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
[Szkolenie] Zamknięcie roku w instytucji kultury — jak zgodnie z przepisami i bezstresowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2022 r.?: 9 grudnia 2022 | [Webinar] Praca w godzinach nadliczbowych i dyżur pracowniczy w instytucji kultury: 14 grudnia 2022 | Wynagrodzenie pracowników kierujących instytucją kultury: 14 grudnia 2022 | [Szkolenie] Zamówienia podprogowe (do 130 000 zł) w instytucjach kultury: 13 stycznia 2023
Samorządowa instytucja kultury przeprowadziła się do nowego budynku, w którym swoją siedzibę mają również biblioteka i ochotnicza straż pożarna (OSP). Faktury za media mają być wystawiane na instytucję, ta zaś ma obciążać notami lub refakturami pozostałe podmioty.
Czy koszty wynikające z faktury a dotyczące innych podmiotów księgować przez konta zespołu 4 czy na pozostałe koszty operacyjne?
Jeżeli na fakturze są koszty innych podmiotów, to czy można zapłacić za tę fakturę z dotacji podmiotowej, czy też trzeba czekać, aż te podmioty opłacą refakturę?
Dom kultury zajmuje wspólnie z inną instytucją kultury (z biblioteką) część budynku, który jest własnością organizatora. Obydwie instytucje mają podpisaną umowę na użytkowanie swoich pomieszczeń. Faktury za ogrzewanie pomieszczeń oraz za energię elektryczną wystawiane są jednak tylko na dom kultury, dlatego dom kultury powinien wystawić bibliotece tzw. refakturę. Zasady rozliczeń powinny być zawarte w porozumieniu z biblioteką. Dom kultury jest podatnikiem VAT, a biblioteka nie.
Czy ma rację skarbnik z urzędu miasta, który twierdzi, że w takim przypadku lepiej wystawiać noty księgowe, a nie faktury, ponieważ nie jest to sprzedaż?
Gmina otrzymała darowiznę z fundacji na organizację zajęć dla seniorów. Niektóre warsztaty (plastyczne, muzyczne) ma przeprowadzić instytucja kultury i następnie obciążyć gminę kosztami organizacji warsztatów (np. za zakupione materiały, wynagrodzenie instruktorów zewnętrznych, dodatki specjalne pracowników), aby docelowo wszystkie koszty znalazły się w budżecie gminy. Instytucja kultury jest czynnym podatnikiem VAT. Gmina nie podpisała z instytucją kultury żadnej umowy określającej warunki współpracy.
W jaki sposób instytucja kultury powinna prawidłowo fakturować koszty na gminę — czy powinna każdy wydatek fakturować z osobna, czy raczej wystawić fakturę za organizację poszczególnych warsztatów?
Centrum kultury otrzymało od organizatora zlecenie na przygotowanie i poprowadzenie wizyty studyjnej na Litwie w ramach projektu polsko-litewskiego. W wizycie wezmą udział pracownicy ośrodka kultury i gminy. Ośrodek poniesie koszty: m.in. wyjazdu na Litwę, zakwaterowania i wyżywienia, a następnie jedną fakturą VAT obciąży nimi organizatora. Głównym elementem faktury będzie usługa transportowa ze stawką VAT 8%.
Jaką stawką VAT należy obciążyć gminę?
Co zrobić w przypadku usługi zbiorczej obejmującej i zakwaterowanie, i wyżywienie, i inne opłaty?
W związku z wyjazdem w delegację dyrektor ośrodka kultury kupił z własnego konta bilety lotnicze dla 4 osób: dla siebie i 3 przedstawicieli urzędu gminy. Ośrodek kultury wystawił organizatorowi fakturę na równowartość biletów dla trzech osób. Całkowitą wartość biletów instytucja przelała dyrektorowi na konto.
Jak zaksięgować zwrot za bilety lotnicze na konto dyrektora?
Instytucja kultury obciąża przedsiębiorcę kosztami energii elektrycznej. Przedsiębiorca ma w budynku instytucji zainstalowany własny podlicznik, na podstawie którego instytucja wylicza należność do refaktury.
Instytucja kultury jest czynnym podatnikiem VAT i odlicza VAT prewspółczynnikiem.
Jak prawidłowo wystawić refakturę za energię elektryczną? Czy należy zastosować stawkę VAT wystawioną na pierwotnej fakturze?
Czy instytucja kultury może odliczyć 100% VAT z części, którą będzie obciążać przedsiębiorcę, a pozostałą część z faktury pierwotnej odliczyć prewspółczynnikiem?
Na jaki rodzaj kosztów i przychodów zaksięgować fakturę pierwotną i refakturę?
W budynku, w którym mieści się ośrodek kultury, swoją siedzibę ma również biblioteka. Faktury związane z utrzymaniem budynku — naprawy, konserwacja urządzeń, z których korzystają obie instytucje, są wystawiane na ośrodek kultury. Poniesione koszty do tej pory były rozliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Dokumentem, na podstawie którego biblioteka była obciążana poniesionymi kosztami, to nota obciążeniowa. Ostatnio organizator zakwestionował słuszność wystawiania noty na rzecz faktury, twierdząc, że ośrodek kultury nie może wstawiać not obciążeniowych na rzecz biblioteki, tylko faktury. Obydwie instytucje nie są czynnymi płatnikami VAT.
Czy organizator ma rację?
Biblioteka publiczna otrzymała fakturę za energię elektryczną, którą zamówiła gmina dla siebie i podległych jej jednostek. Instytucja kultury jest jednak samodzielną jednostką, dlatego na fakturze widnieje gmina jako nabywca, a biblioteka jako odbiorca. W poleceniu przelewu podane są dane gminy.
Kto powinien zaksięgować i zapłacić tę fakturę?
Biblioteka prowadzi działalność w lokalu gminy (na podstawie umowy użyczenia). Część tego lokalu gmina wynajmuje też centrum kultury. Jednak rozliczenie finansowe za ogrzewanie lokalu zajmowanego przez centrum kultury (CK) prowadzi na podstawie umowy zawartej z biblioteką. Zgodnie z nią centrum płaci w sezonie grzewczym najpierw zaliczki, a po sezonie następuje rozliczenie według faktycznego zużycia. Co roku biblioteka dostarcza też CK zestawienie kosztów dotyczących ogrzewania, takich jak np. zużycie gazu, zużycie prądu w kotłowni, przegląd instalacji elektrycznych w kotłowni, przegląd przewodów kominowych, przegląd instalacji gazowej wraz z serwisem.
Z uwagi na precyzyjne brzmienie art. 4 i art. 14 ust. 2 Ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, które określają zamknięty katalog podstawowych zadań bibliotek oraz pobieranych przez nie opłat, biblioteka wystawiała CK rachunki będące dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty.
W tym roku CK zażądał od biblioteki ponownego przeliczenia kosztów ogrzewania, uwzględnienia kosztów tylko z sezonu grzewczego, skorygowania zaliczek i kosztów eksploatacji kotłowni oraz wystawienia korygującej faktury VAT.
Czy biblioteka może wystawić fakturę korygującą, skoro nie może prowadzić innej niż biblioteczna działalności, np. nie sprzedaje energii cieplnej, a tylko oczekuje zwrotu poniesionych kosztów na ogrzewanie, na które nie może wystawić faktury VAT?
Czy rozliczaniem kosztów ogrzewania lokalu wynajmowanego przez gminę w ogóle powinna zajmować się biblioteka?
Centrum kultury znajduje się w budynku, w którym mieści się również biblioteka. Rachunki za energię i ogrzewanie płaci centrum, a następnie notą księgową na podstawie porozumienia obciąża bibliotekę.
• Kaucję należy ująć w księgach rachunkowych jako zobowiązanie • Jeśli instytucja kultury korzysta z lokalu na podstawie umowy użyczenia, to powinna ona przewidywać możliwość podnajmu • W cenę usługi najmu instytucja kultury może wliczyć inne opłaty, takie jak woda, gaz czy ogrzewanie
Biblioteka otrzymała dotację z UE na działalność kulturalną na projekt realizowany w latach 2013–2015.
W 2013 r. biblioteka otrzymała 80% dotacji, pozostałe 20% zostanie refundowane po rozliczeniu całości projektu. Realizacja projektu polega m.in. na wyjazdach zagranicznych przedstawicieli biblioteki do partnerów tego projektu, a biblioteka będzie gościć partnerów z UE u siebie. Ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia, zorganizowanej konferencji, opłaca przewodnika, który oprowadza partnerów po mieście. Następnie na podstawie faktur wystawionych na bibliotekę instytucja wystawi partnerom faktury dokumentujące zwrot kosztów pobytu w Polsce.