rozliczenia projektów unijnych

Refaktura w projekcie unijnym

Biblioteka otrzymała dotację z UE na działalność kulturalną na projekt realizowany w latach 2013–2015.
W 2013 r. biblioteka otrzymała 80% dotacji, pozostałe 20% zostanie refundowane po rozliczeniu całości projektu. Realizacja projektu polega m.in. na wyjazdach zagranicznych przedstawicieli biblioteki do partnerów tego projektu, a biblioteka będzie gościć partnerów z UE u siebie. Ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia, zorganizowanej konferencji, opłaca przewodnika, który oprowadza partnerów po mieście. Następnie na podstawie faktur wystawionych na bibliotekę instytucja wystawi partnerom faktury dokumentujące zwrot kosztów pobytu w Polsce.

• Czy można pominąć konta kosztów i refakturowane wydatki ująć tylko na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych?

Rozliczenie projektu muzeum

W 2008 r. muzeum rozpoczęło budowę nowego obiektu. W 2009 r. podpisało umowę z Urzędem Marszałkowskim na dofinansowanie projektu inwestycji ze środków unijnych w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013 (Działanie 6.2. Rozwój kultury i zachowanie dziedzictwa kulturowego) w wysokości 70% (ok. 7 000 000 zł). Pozostała część, tj. 30% (ok. 3 000 000 zł) jest wydatkowana ze środków przyznanych przez urząd miasta w ramach dotacji majątkowej.
Rozliczenie projektu obejmuje okres od stycznia 2008 r. do czerwca 2012 r. Obiekt oddano do użytku 29 czerwca 2012 r.
Od 2008 r. do 2011 r. muzeum poniosło następujące wydatki dotyczące inwestycji:

1. Wpływ środków majątkowych na inwestycję — kwota 6 000 000 zł:
   • Wn 133 „Rachunek bankowy środków UE”,
   • Ma 800 „Fundusz instytucji”.
2. Faktury za nakłady poniesione na budowy obiektu — kwota 5 950 000 zł:
   
   • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
   • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”.
3. Zapłata za fakturę za nakłady poniesione na budowę obiektu — kwota 5 950 000 zł:
   
   • Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
   • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.
4. Faktura za nakłady poniesione na budowę obiektu niezaliczane do wartości początkowej — kwota 50 000 zł:
   
   • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
   • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.
5. Zapłata za fakturę za nakłady poniesione na budowę obiektu niezaliczane do wartości początkowej — kwota 50 000 zł:
   
   • Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
   • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.

W 2012 r. muzeum poniosło następujące wydatki dotyczące inwestycji:

1. Wpływ środków majątkowych na inwestycję — kwota 4 000 000 zł.
2. Faktury za nakłady poniesione na budowę obiektu (konto 011-01 „Środki trwałe”) — kwota 3 695 000 zł.
3. Faktura za zakup projektora (konto 011-06 „Środki trwałe”) — kwota 200 000 zł.
4. Faktura za zakup 10 laptopów (konto 013 „Środki trwałe niskocenne”) — kwota 10 × 2500 zł = 25 000 zł.
5. Faktura za zakup środków trwałych, których wartość jednostkowa nie przekracza 500 zł i w związku z tym nie ewidencjonuje się jej na koncie 011 lub 013 (np. kosz na śmieci, krzesło, stół) — kwota 30 000 zł.
6. Faktura za wydruk książki o nowym obiekcie — kwota 50 000 zł.
7. Zwrot w 2012 r. 100% VAT naliczonego w latach 2008–2012 z tytułu inwestycji.

Jak prawidłowo powinny być wykonane księgowania w 2012 roku?
Czy należy wyksięgować wartość nakładów netto na obiekt w latach 2008–2011 oraz wartość zwróconego VAT z konta 800 „Fundusz instytucji”?

Najczęściej popełniane błędy w rozliczaniu projektów unijnych

• Wszystkie wydatki należy prawidłowo ująć w dokumentacji księgowej projektu • Nieterminowe rozliczanie środków unijnych może narazić instytucję na konieczność zapłaty wysokich odsetek • Ważne jest poprawne sporządzenie wniosku beneficjenta o płatność