Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
[Szkolenie] Zamknięcie roku w instytucji kultury — jak zgodnie z przepisami i bezstresowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2022 r.?: 9 grudnia 2022 | [Webinar] Praca w godzinach nadliczbowych i dyżur pracowniczy w instytucji kultury: 14 grudnia 2022 | Wynagrodzenie pracowników kierujących instytucją kultury: 14 grudnia 2022 | [Szkolenie] Zamówienia podprogowe (do 130 000 zł) w instytucjach kultury: 13 stycznia 2023
Jak prawidłowo wprowadzić do ksiąg rachunkowych nigdy nieewidencjonowane należności za przetrzymanie książek? Księgowane były tylko wpływy za przetrzymania.
Jak ustalić wielkość odpisów aktualizujących te należności i z jaką częstotliwością je aktualizować?
W czasie kontroli Naczelna Izba Kontroli zarzuciła dyrektorowi biblioteki, że niewłaściwie ewidencjonuje w księgach rachunkowych opłaty za przetrzymanie książek. Chodzi o takie opłaty, które są w trakcie naliczania (czyli do czasu zwrotu zbiorów codziennie nalicza się 30 gr za książkę), te, które już się naliczyły (czytelnik oddał książkę, ale nie miał przy sobie pieniędzy i taka opłata zalega na jego koncie), i te, które są w trakcie windykacji i nawet od kilku lat nie są ściągnięte. Według kontrolerów NIK wszystkie te opłaty powinny być ujęte w księgach rachunkowych. W regulaminie korzystania z biblioteki są określone warunki anulowania w części lub całości tych opłat, rozłożenia na raty itp. Biblioteka tak działa od lat, a praktyka — także w innych bibliotekach — jest taka, że nie wpisuje się do ksiąg rachunkowych opłat od czytelników, które zalegają czy podlegają umorzeniu zgodnie z regulaminem i rozłożeniu na raty.
Czy kontrolerzy z NIK mają rację?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także z regulaminem dotyczącym udostępniania zbiorów biblioteki — biblioteka pobiera opłaty za nieterminowe przetrzymywanie książek.
Czy w związku ze stanem epidemii biblioteka może zaniechać wystawiania, wysyłania i poboru upomnień czytelniczych?
Czy w obecnej sytuacji jest to naruszenie Ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o dyscyplinie finansów publicznych) z tytułu nieustalenia i niedochodzenia należności?
Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach) w art. 14 ust. 2 pkt 4 umożliwia pobieranie od czytelników opłat za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych. Opłaty te potocznie określa się jako upomnienia czytelnicze.
Czy taka opłata ma charakter cywilnoprawny czy publicznoprawny? Czy od tych opłat należy naliczać odsetki?
W jaki sposób doręczać upomnienia?
Czy jest możliwość umorzenia takich należności od czytelnika?
Pytanie dotyczy odpisów aktualizacyjnych należności.
Czy należy je tworzyć w bibliotece publicznej za przetrzymanie materiałów bibliotecznych przez czytelników?
W jaki sposób to robić i jak ujmować w księgach rachunkowych?
Biblioteka od stycznia tego roku wprowadziła kasy fiskalne. Bibliotekarze rejestrują na nich sprzedaż książek oraz usługi ksero.
Skoro na kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się kar za przetrzymywanie książek, to w jaki sposób rejestrować te kary?
Czy czytelnik musi otrzymać pokwitowanie? W jaki sposób to kontrolować?
Czy biblioteka powinna wystawić informację PIT-8C osobom, którym umorzono kary za przetrzymywanie książek?
Biblioteka wyczerpała możliwości upomnień wysłanych do grupy czytelników zadłużonych z tytułu zaległych kar za przetrzymane lub zagubione książki wraz z kosztami pocztowymi. W związku z brakiem odzewu z ich strony biblioteka rozpoczęła poprzez kancelarię prawną procedurę wysyłki wezwań przedsądowych. Zatrudniając kancelarię prawną, biblioteka ponosi koszty usług przez nią świadczonych i tylko te ujmuje w swoich księgach rachunkowych.
Jak od strony księgowej powinna wyglądać ewidencja wysyłki wezwań do zapłaty?
Biblioteka prowadziła windykację poprzez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną. Wartość windykacji była systematycznie księgowana. Efekty wieloletniej windykacji są jednak różne.
W poprzednim numerze Poradnika Instytucji Kultury (wrzesień 2014 r.) ukazała się porada pt. „Umorzenie opłat za przetrzymanie książek stanowi przychód czytelnika”. Powołano się w niej na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 marca 2014 r. (sygn. IBPBII/2/415-106/14/MMa). Z interpretacji tej wynika, że umorzone opłaty za przetrzymanie książek należy traktować jako przychód czytelnika, co w powoduje, że biblioteka powinna wystawić mu formularz PIT-8C.
Jakich argumentów używać w razie ewentualnego sporu z urzędem skarbowym? Stanowisko organów skarbowych jest niemożliwe do zastosowania z tego powodu, że biblioteka często nie ma możliwości pozyskania od czytelnika danych potrzebnych do wystawienia PIT-8C.
Biblioteka publiczna — zgodnie z regulaminem pobiera od czytelników opłaty z tytułu przetrzymywania materiałów bibliotecznych. Zarówno w Ustawie z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach), jak i w regulaminie biblioteki znajduje się sformułowanie, że jest to opłata za przetrzymywanie materiałów bibliotecznych a nie kara. Zdarzają się jednak sytuacje, że dyrektor biblioteki na umotywowany wniosek czytelnika umarza te opłaty w części lub w całości.
Zgodnie z regulaminem dyrektor może umorzyć do 50% opłaty za przetrzymywanie materiałów bibliotecznych, a w przypadku udokumentowania wniosku — do 60% tej opłaty. Umorzenie nie może jednak przekroczyć 500 zł. Czy kwota umorzenia stanowi przychód czytelnika i czy na tę kwotę trzeba mu wystawić PIT-8C?
Czytelnicy, którzy przetrzymują wypożyczone książki otrzymują z biblioteki listy polecone z prośbą o ich zwrot. Gdy przynoszą książki, biblioteka obciąża ich karą za przetrzymane pozycje biblioteczne i kosztami, które poniosła na znaczki pocztowe. Pieniądze przyjmowane są na kasę fiskalną w dwóch osobnych pozycjach. Zwrot za znaczki pocztowe jest przyjmowany w ich nominalnej wartości — biblioteka nie nalicza żadnej marży.
Czy biblioteka może przyjmować wpłaty za znaczki pocztowe ze stawką zwolnioną?