Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
[Szkolenie] Zamknięcie roku w instytucji kultury — jak zgodnie z przepisami i bezstresowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2022 r.?: 9 grudnia 2022 | [Webinar] Praca w godzinach nadliczbowych i dyżur pracowniczy w instytucji kultury: 14 grudnia 2022 | Wynagrodzenie pracowników kierujących instytucją kultury: 14 grudnia 2022 | [Szkolenie] Zamówienia podprogowe (do 130 000 zł) w instytucjach kultury: 13 stycznia 2023
Muzeum posiada własny regulamin dotyczący udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczających 130 000 zł, zgodnie z którym w zależności od wartości zamówienia wymagane jest stosowanie odpowiednich procedur i tym samym — odpowiednich dokumentów potwierdzających ich zastosowanie (potwierdzenie rozeznania rynku, zamówienie, umowy itp.). Muzeum nie posiada własnej księgowości, jest obsługiwane przez centrum usług wspólnych (CUW).
Czy główny księgowy CUW, składając podpis na przedłożonym przez muzeum dokumencie do zapłaty odpowiada również za poprawność i kompletność załączników, które wynikają z regulaminu udzielania zamówień publicznych do 130 000 zł, czy też pełną odpowiedzialność za te dokumenty ponosi dyrektor muzeum przy założeniu, że w porozumieniu pomiędzy muzeum a CUW jest zapis, iż za przestrzeganie procedur i zasad wynikających z prawa zamówień publicznych odpowiada dyrektor jednostki obsługiwanej w zakresie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane samodzielnie?
Księgowa w samorządowym ośrodku kultury prowadzi także firmę remontową. Jednocześnie zatwierdza dokumenty finansowe w tej instytucji kultury.
Czy firma ta może wystawić fakturę dla ośrodka kultury za przeprowadzony remont?
Czy mały ośrodek kultury musi zakupić opał, działając w drodze zamówień publicznych?
Instytucja kultury finansuje wszelkie zakupy z dotacji podmiotowej, czyli środków publicznych.
Czy takie zakupy musi traktować jako zamówienie publiczne (z wolnej ręki) i w związku z tym od 1 sierpnia 2019 r. ma obowiązek przyjmowania za ten zakup faktury elektronicznej?
Biblioteka chce podpisać umowę na ubezpieczenie grupowe na życie pracowników, ich współmałżonków, partnerów i pełnoletnich dzieci. Instytucja wynajęła brokera ubezpieczeniowego do sprawdzenia polisy — po analizie okazało się, że polisa jest korzystna dla biblioteki. Składka na ubezpieczenie finansowana zostanie w 100% z wynagrodzenia netto pracownika; nie jest więc dofinansowana ze środków publicznych. Suma wszystkich składek rocznych (liczba ubezpieczonych × kwota składki za miesiąc × 12 miesięcy) przekracza równowartość 30 tysięcy euro.
Czy w takim przypadku dyrektor biblioteki powinien ogłosić przetarg nieograniczony?
• Zamówienia publiczne dostosowano do zasad odwrotnego obciążenia, które obowiązują przy rozliczaniu VAT • Wykonawca nie dolicza VAT do ceny oferty, jeśli zgodnie z przepisami o VAT podatek ten ma zapłacić jako zamawiający (nabywca) instytucja kultury • Trzeba uważać na przepisy przejściowe
Pytanie dotyczy niedawnej nowelizacji Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) w zakresie działalności kulturalnej — art. 4 pkt 8b. Raz w roku instytucja kultury organizuje dni miasta i w związku z tym zamawia usługi nagłośnienia i oświetlenia oraz usługi artystów. Do tej pory instytucja wykorzystywała wewnętrzny, uproszczony regulamin udzielania zamówień publicznych. Koszt zamówienia artysty — gwiazdy wieczoru mieści się w limicie od 3000 do 15 000 euro, podobnie było z wydatkami na usługi nagłośnienia i oświetlenia. W przypadku zamówienia artysty stosowano zamówienie z wolnej ręki, a w przypadku nagłośnienia wybierana była oferta najtańsza. Firmę świadczącą usługi medyczne i ochronę fizyczną instytucja wyłaniała — ze względu na niską wartość zamówienia poprzez zapytania cenowe. Do kwoty 3000 euro instytucja nie stosuje w ogóle regulaminu — korzysta z zapytań cenowych i spisuje notatkę. Jeśli wartość zamówienia mieści się w kwocie od 3000 do 15 000 euro, instytucja wysyła zapytanie do co najmniej dwóch wykonawców, a jeśli od 15 000 do 30 000 euro — do co najmniej trzech wykonawców. Instytucja nie ma dodatkowego regulaminu na udzielanie zamówień z zakresu działalności kulturalnej.
Firma działająca w formie spółki cywilnej złożyła ofertę w organizowanym przez ośrodek kultury przetargu nieograniczonym na organizację obozów letnich dla dzieci. Przed dniem złożenia oferty w firmie zmienili się przedsiębiorcy ją tworzący. Natomiast nazwa firmy, miejsce wykonywania działalności, NIP oraz REGON – nie uległy zmianie. Firma w nowym składzie złożyła wymagany przez ośrodek kultury jako zamawiającego dokument, tj. potwierdzenie należytego wykonania usług. Jednak doświadczenie w wykonywaniu usług posiadali poprzedni wspólnicy tej spółki, a przedsiębiorcy obecnie tworzący tę firmę go nie posiadają.
Pytanie dotyczy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które wykonawca — w zależności od treści SIWZ — wpłaca na rachunek bankowy instytucji jako zamawiającego.
Pytanie dotyczy art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten dotyczy wyłączenia spod procedur określonych w pzp m.in. zamówień związanych z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. Jak w związku z tym przepisem traktować fakt, iż zbiory biblioteczne są w instytucjach kultury uznawane za środki trwałe, umarzane jednorazowo w 100% w dacie zakupu i służą do bieżącej obsługi ich działalności? Czy to oznacza, że art. 4 pkt 8b pzp nie dotyczy jednak zbiorów bibliotecznych?